Quels sont les principaux paramètres à prendre en compte pour bien classer les archives ?

L’archivage est aujourd’hui un moyen de conservation très utilisé dans les entreprises. Bien classer les documents et de manière optimale devient un défi majeur pour toutes les entreprises modernes. Parce qu’une archive bien classée est un gagne-temps précieux qui favorise une facilité dans la recherche de documents et limite considérablement les pertes de documents utiles. Que faut-il prendre en compte alors pour bien organiser les documents d’une entreprise ?

Mettre un accent particulier sur l’accessibilité

L’accessibilité des documents est un objectif prépondérant de tout archivage. D’ailleurs, dans une définition de l'archivage, c’est un critère qui n’est pas vraiment caché. Pour cela, il est important de veiller à faire un classement qui facilite l’accès à toutes les catégories et à toutes les sous-catégories des archives.

Autrement dit, une fois les archives classées, il doit être aisé pour toute personne désireuse de trouver en un laps de temps tel ou tel autre dossier. Il faut souligner qu’il n’existe pas une logique prédéfinie pour réussir ce pari. Cela dépend de plusieurs facteurs de l’entreprise. Ainsi, la taille de l’entreprise et l’étendue de ses activités doivent être sérieusement étudiées pour savoir vers quel type de classement se tourner pour qu’il y ait une bonne accessibilité.

Classer les archives avec des noms clairs et lisibles

Les noms que vous donnez aux catégories et aux sous-catégories de votre archive jouent un rôle précieux dans la bonne organisation de vos dossiers et documents. Ce sont des critères d’identification qui ne doivent pas être pris à la légère. Par conséquent, il vous sera d’une grande utilité d’avoir des noms qui sont courts, clairs et surtout lisibles.

De plus, à vos dossiers et classeurs, n’hésitez pas à ajouter des descriptifs. C’est-à-dire quelques phrases pour décrire brièvement les types de documents classés ou susceptibles d’être classés là, dans cette catégorie. Ce faisant, vous vous épargnez toute ambigüité. Vous pouvez alors vite vous retrouver aisément quand vous recherchez urgemment un document. Mais pour que cela soit possible, vous devez veiller à actualiser incessamment vos classements.

Veiller à actualiser le classement

Bien organiser son archive suppose également une actualisation constante. Il s’agit d’un grand défi qui peut parfois demander du temps et beaucoup d’efforts. Il est cependant très important pour une organisation efficace des archives. Ainsi, vous devez vous assurer que tous les nouveaux dossiers et documents utiles sont intégrés dans votre archive selon la nature, et ce, de manière chronologique dans les catégories respectives.

L’un des grands avantages liés à une mise à jour constante de votre classement, c’est que cela vous évite l’accumulation des documents qui peuvent devenus nombreux du jour au lendemain. Parce que plus les dossiers à classer seront nombreux, plus leur classement devient fatigant. Ce qui augmente considérablement les risques d’égarement et de pertes.

Bien choisir le type de classement

Il existe une kyrielle de classements les uns aussi efficaces que les autres. Néanmoins, certains sont plus utilisés que d’autres à cause de l’aération qu’ils offrent dans le classement. C’est le cas, par exemple, du classement alphabétique. C’est le classement idéal si vous avez une grande entreprise et par conséquent une archive importante. 

Il permet le traitement rapide d’un volume imposant de dossiers. Il consiste à numéroter les catégories de A à Z. Pour le faire, vous pouvez prendre en compte le nom des personnes concernées. En outre, vous pouvez aussi opter pour un traitement chronologique. Ici, il vous suffit de subdiviser votre archive selon les douze mois de l’année et d’y classer les dossiers selon la date d’arrivée.